Hộ Kinh Doanh dùng “hóa đơn tay”, “phiếu nhập kho” có hợp lệ không?
Nhiều chủ hộ kinh doanh (HKD) vẫn sử dụng giấy viết tay hoặc phiếu nhập kho khi mua hàng, nhưng liệu những loại chứng từ này có được pháp luật công nhận là hợp lệ hay không? Nếu không đúng quy định, rủi ro là gì? Có bị phạt không? Cùng tìm hiểu ngay để không bị vướng lỗi thuế!
Tư vấn miễn phí:
Gọi Ngay 0937 190 900
Chat Zalo Miễn Phí1. “Hóa đơn hợp lệ” là gì?
Khi hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, hóa đơn hợp lệ là:
Hóa đơn điện tử: Là chứng từ hợp pháp được cơ quan thuế công nhận (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC). Phát hành bởi người bán thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn. Có thể có mã hoặc không mã tùy trường hợp.
👉 Quan trọng: Nếu người bán thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn điện tử mà bạn chỉ cầm giấy viết tay thì không được chấp nhận là hợp lệ.
2. “Hóa đơn tay” – Đẹp lòng người mua, nhưng không có hiệu lực pháp lý
“Hóa đơn tay” là cách gọi quen thuộc của những giấy tờ viết tay, biên nhận, giấy bán hàng tự lập… phổ biến khi giao dịch với:
-
Cá nhân nhỏ lẻ không đăng ký kinh doanh.
-
Người bán hàng rong, tạm bợ không có mã số thuế.
📌 Tuy nhiên:
Nếu bên bán thuộc nhóm bắt buộc xuất hóa đơn, thì “hóa đơn tay” hoàn toàn không được công nhận là hợp pháp.
⛔ Rủi ro: Không được kê khai vào chi phí, dễ bị loại khi kiểm tra thuế.
3. “Phiếu nhập kho” có thay thế được hóa đơn đầu vào?
“Phiếu nhập kho” chỉ là chứng từ nội bộ giúp bạn quản lý kho hàng, xác nhận hàng đã vào kho.
📌 Nó không phải:
-
Hóa đơn mua hàng.
-
Căn cứ chứng minh chi phí hợp lệ để tính thuế.
✅ Vẫn nên dùng để quản lý, nhưng không thể thay thế hóa đơn trong các giao dịch bắt buộc.
Hóa đơn tay & Phiếu nhập kho không thay thế hoàn toàn được Hóa đơn điện tử hợp lệ
4. Vậy khi không có hóa đơn thì xử lý sao?
Nếu người bán không có hóa đơn điện tử, bạn có thể:
✅ Lập Bảng kê 02/VT (áp dụng với cá nhân không kinh doanh).
Kèm theo:
-
Biên nhận viết tay.
-
Chứng từ chuyển khoản (nếu có).
-
Phiếu nhập kho.
-
Ảnh chụp hàng hóa, giao nhận…
➡ Đây là cách hợp lý hóa chi phí đầu vào trong một số tình huống đặc biệt (nhưng không áp dụng tràn lan).
5. Mức xử phạt khi dùng chứng từ không hợp lệ
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sau đây có thể bị phạt nặng:
📌 Sử dụng hóa đơn không hợp pháp (ví dụ hóa đơn giả, hóa đơn hết hiệu lực, hóa đơn người bán đã bỏ trốn…) để:
-
Kê khai giảm thuế, giảm doanh thu.
-
Gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước.
💸 Mức phạt: Từ 20 triệu đến 50 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
6. Một số lời khuyên dành cho hộ kinh doanh
Luôn yêu cầu hóa đơn điện tử nếu bên bán bắt buộc phải xuất. Hạn chế sử dụng hóa đơn viết tay hoặc phiếu nhập kho nếu muốn kê chi phí hợp lệ. Lưu giữ chứng từ đầy đủ, theo dõi cập nhật các mẫu bảng kê mới nhất. Trong trường hợp khó xử lý, nên tham khảo tư vấn từ kế toán thuế hoặc luật sư chuyên về hộ kinh doanh.
7. Kết luận
Hóa đơn tay và phiếu nhập kho không phải lúc nào cũng hợp lệ.
Chỉ khi sử dụng đúng chứng từ, đúng người bán, bạn mới bảo vệ được chi phí và tránh bị xử phạt.
➡ Việc hiểu rõ quy định là cách để hộ kinh doanh hoạt động bền vững, tiết kiệm và tránh rủi ro pháp lý.
